Public Buyers Nederland – Door samenwerking komen tot resultaat!

Al Vanaf 1998 begeleidt PBNL Europese aanbestedingen voor gemeenten, overheidsinstellingen en onderwijsinstellingen. PBNL is gevestigd aan het mooie Huijgenspark 56a te Den Haag.

Public Buyers Nederland

Bekijk ons aanbod

Een onafhankelijk adviesbureau op gebied van vraagstukken rondom aanbestedingen.

PBNL werkt samen met zorgvuldig geselecteerde partners die namens PBNL de trajecten van A tot Z begeleiden. PBNL heeft een bewezen kunde in het voorkomen en beperken van juridische problemen en een bewezen kwaliteit in het begeleiden van Europese aanbestedingen. Overheden en bedrijven maken gebruik van een kennisbron die op een eenvoudige en begrijpelijke manier de uitvoering van de aanbesteding of RFP kan verzorgen. Tevens is er de constante aanwezigheid van een vraagbaak op inhoudelijk en procedureel gebied.

Bekijk het aanbod

Aanbod

Public Buyers Nederland BV is een samenwerkingsorganisatie van consultants in (Europees) aanbesteden. Een aanbestedende dienst kiest op basis van bijzondere kwaliteiten een bij Public Buyers Nederland BV aangesloten consultant.

Lees meer

Juridisch en administratief
Public Buyers Nederland BV is voor de aanbestedende dienst het juridische en administratieve gezicht naar de markt. Public Buyers Nederland BV beschikt over standaard websites op basis waarvan zij een aanbesteding administratief en procesmatig inrichten. Het grote voordeel voor een aanbestedende dienst is dat (een deel van) het aanbestedingsproces efficiënter verloopt. Het resultaat is een gegarandeerd betere communicatie naar marktpartijen en een verkleining van het procesrisico.

Public Buyers Nederland als kennispartner en autoriteit
Public Buyers hebben een bewezen kunde in het voorkomen en beperken van juridische problemen en een bewezen kwaliteit in het begeleiden van (Europese) aanbestedingen. Sinds 1998 hebben Public Buyers voor aanbestedende diensten juridische procedures weten te voorkomen. Met een referentielijst van honderden aanbestedende diensten hebben we hiermee een nieuwe standaard voor adviesbureaus bewerkstelligd.

Public Buyers Nederland consultants beschikken over een academisch en hbo werk– en denkniveau. De consultants worden door klanten geprezen om hun enthousiasme, hun creativiteit en efficiënt werken.

Aangeboden dienstverlening door Public Buyers Nederland:

inventarisatie van (document)processen
inkoopbegeleiding / aanbestedingen
trainingen op maat
contractmanagement
kwaliteitscontrole

Inventarisatie

Voor iedere aanbesteding is een goed bestek vereist.
Het maken van een goed bestek is een ambacht dat pas door jarenlange ervaring tot stand gebracht kan worden. Een bestek dat is gebruikt door de ene inkopende organisatie leent zich vrijwel nooit zonder aanpassing en toelichting voor een andere inkopende organisatie. Waarom aanbestedende diensten ervoor kiezen om ons in te huren is dezelfde reden waarom wij voor dit vakgebied hebben gekozen: het is een specialisme.

Het vakgebied omvat meerdere invalshoeken/disciplines die verenigd moeten worden. Het gaat om kennis van de inkopende organisatie, om kennis over het beleidsonderdeel van de in te kopen zaken, om kennis over de juridische haken en ogen binnen Europese aanbestedingsregelgeving waar rekening mee gehouden moet worden en het gaat om kennis van de markt. Deze vier elementen spelen op elkaar in.

Kennis over de inkopende organisatie
Wij hebben ervaring binnen aanbestedingsplichtige organisaties waarbij wij rekening houden met de manier van besluitvorming en de soms tegengestelde belangen. Dit geldt in het bijzonder indien verschillende organisaties besluiten samen een aanbesteding uit te voeren.

Kennis over het in te kopen beleidsonderdeel
Het gaat om kennis over de afdelingsprocessen en het wettelijke kader waarbinnen gehandeld wordt. Maar ook over de gevolgen van een wetswijziging die binnen een beleidsgebied tot accentverschuiving kunnen leiden.

Kennis over juridische zaken
Inmiddels is het aanbestedingsrecht uitgegroeid tot een volwassen vakgebied waar de wijzigingen en de jurisprudentie in hoog tempo het werkveld aanpassen. Hoe voorkom je zo goed mogelijk juridische procedures en hoe vertaal je de veranderingen in het bestek?

Kennis over de markt van inschrijvers
De inschrijvers passen zich aan de nieuwe omgeving aan en hebben nieuwe manieren gevonden om beter aan te bieden. Wij volgen deze ontwikkelingen op de voet en luisteren naar de mogelijkheden die inschrijvers de aanbestedende diensten kunnen bieden.

Contact opnemen

Inkoopbegeleiding

Profiel van uw behoefte
Wij kunnen u in elke fase van de aanbesteding begeleiden. Het kan gaan om een enkele fase van een aanbesteding zoals het uitvoeren van een second opinion van documenten zoals een bestek, het maken van een afzonderlijk en op de aanbesteding afgestemd raamcontract, het opstellen van een bestek of het begeleiden van een pre-bid meeting. Daarnaast kunnen wij vanzelfsprekend ook in grote zelfstandigheid een aanbesteding voor u uitvoeren.

Behoefte aan juridische advisering
Indien u aanbestedingsrechtelijke vraagstukken voorlegt aan een advocaat wordt u al snel geconfronteerd met een kostenpost van enkele honderden euro’s per uur. Wij hebben de expertise in huis om een aanbestedingsrechtelijk vraagstuk tegen een lager uurtarief en met minder manuur aan advocaatkosten uit te voeren.

Behoefte aan contractmonitoring
Wij kunnen de prestaties van een winnende inschrijver voor u controleren als onafhankelijke partij. Een activiteit die ook door inschrijvers op een aanbesteding wordt gewaardeerd, want iedere inschrijver weet dat een winnaar conform de vraag zal moeten blijven presteren. Onze contractmonitoring kan ook in een bestek worden toe-gevoegd in de vorm van een verplichte monitoring.

Het strategische belang van een aanbesteding
Wat wilt u voor uw organisatie op lange termijn met een aanbesteding bereiken? Wij kunnen aan gemeenten en onderwijsinstellingen maatwerk leveren door het bieden van hulpmiddelen en methodieken die meer sturen op een langere termijn. Misschien wilt u overleggen hoe u de uitvoering van een beleidsterrein deels of volledig kunt uit-besteden? Wellicht wilt u daarnaast weten hoe u dan tevens grip houdt op de bestuurbaarheid en controle? Wij adviseren u hier graag over.

Integraliteit: verschillende beleidsterreinen worden samengevoegd
Nieuwe wetten leiden tot veel vragen maar bieden ook nieuwe kansen. Wijzigingen in regelgeving en nieuwe marktontwikkelingen zijn ook van belang binnen een aanbesteding. Wij kunnen u hierover informeren.

Contact opnemen

Contractmanagement

Contractmanagement, nut, noodzaak en kosten
Met het tot stand komen van een overeenkomst is de aanbesteding afgerond. Toch is het daarmee niet klaar, de afronding van de aanbesteding is namelijk de start van de overeenkomst. Nu kan duidelijk worden hoe het resultaat van de aanbesteding in uw situatie wordt toegepast. Heeft dat wat in het bestek aan de marktpartijen is gevraagd de effecten die vooraf waren beoogd. Vanaf nu kan ook duidelijk worden of de gecontracteerde leverancier kan waarmaken wat hij heeft beloofd. En niet minder belangrijk: sluiten de gemaakte afspraken aan bij de interne processen, zijn de gegeven opdrachten te verwerken door de leverancier en verloopt de uitvoering van de overeenkomst op de meeste efficiënte manier. Om antwoordt te krijgen op de vragen die in de uitvoering van de overeenkomst aan de orde komen is een vorm van contractmanagement noodzakelijk. In veel gevallen is het daarbij wenselijk contractbegeleiding onafhankelijk van de eigen organisatie en/of de gecontracteerde leverancier te organiseren.

Het resultaat van contractbegeleiding
U bent niet langer afhankelijk van de vraag of signalen over de tevredenheid van de gebruiker, of juist het gegeven dat er ontevredenheid is de contractverantwoordelijke op tijd en in het gewenste perspectief bereiken. De consultant kan voor u actief op zoek gaan naar de ervaringen van gebruikers en stelt u daarmee in staat een accuraat beeld te vormen over onder andere de interne klanttevredenheid. En niet minder belangrijk, om met geobjectiveerde gegevens sturing te geven aan het resultaat van de aanbesteding. Zicht op de klanttevredenheid is slechts één van de meetpunten, contractbegeleiding ziet ook toe op:

de efficiëntie van werken,
de mate waarin de inkoopvisie wordt nageleefd,
in hoeverre uitvoeringsproblemen voorkomen,
of gemaakte contractafspraken worden nageleefd,
of contracten door de juiste mensen begrepen worden,
in hoeverre er rekening wordt gehouden met wederzijdse wensen en/of belangen,
of er integriteitvraagstukken ontstaan,
of er risico’s op een juridische aansprakelijkheid ontstaan door gebruik te maken van de afgesloten overeenkomst.

Sturen op het aanbestedingsresultaat
Sturen op resultaten na dat een overeenkomst is afgesloten kan in sommige gevallen lastig zijn. Het aanpassen van voorwaarden die op basis van een (Europese) aanbesteding tot stand zijn gekomen kan consequenties hebben voor de juridische positie van de aanbestedende dienst. Een wezenlijke aanpassing kan op basis van aanbestedingsregelgeving aanleiding zijn tot de verplichting om de gewijzigde behoefte opnieuw aan te besteden. Ook kan de leverancier op basis van de overeenkomst weigeren een aanpassing aan het contract te accepteren. In ieder geval is van belang dat bij elke beslissing een aanpassing door te voeren de mogelijke juridische consequentie te overwegen. Indien in een aanbesteding rekening is gehouden met de wens een zo groot mogelijke flexibiliteit te borgen kan daaraan invulling worden gegeven met de toevoeging van een vast en een variabel deel. De daarmee verkregen flexibiliteit kent ook grenzen, het is vaak erg belangrijk om bij een gewijzigde invulling de juridische zuiverheid nauwkeurig te bewaken.

Het strategische belang van onafhankelijkheid
Wij kunnen de prestaties van een winnende inschrijver voor u controleren als onafhankelijke partij. Contractcontrole kan een onderdeel van contractbegeleiding zijn, de onafhankelijkheid die Public Buyers in een contractcontrole kunnen inbrengen wordt door goed presterende leveranciers gewaardeerd. Een onafhankelijke derde die toeziet op de wederzijds naleving van ontstane verplichtingen vergroot de ruimte tussen partijen om met oog voor elkaars belangen een dienstverlening te bewerkstelligen die blijvend voldoet aan de afspraken en naar ieders tevredenheid functioneert.

Vaak wordt onafhankelijke contractbegeleiding aan het bestek toegevoegd in de vorm van een verplichte monitoring. In dat geval heeft onze dienstverlening al in de aanbestedingsfase een bewezen waarde in het beperken van juridische risico’s. De wetenschap dat de winnende leverancier blijvend conform haar aanbieding zal moeten blijven presteren vergroot het vertrouwen en daarmee de acceptatie van de niet winnende inschrijvers dat zij op basis van juiste argumenten zijn beoordeeld.

Contact opnemen

Trainingen

Met enige regelmaat organiseren we trainingen die u helpen om inzicht in het aanbestedingsproces te verschaffen.

“Masterclass”
De “Masterclass” geeft u inzicht in het hele aanbestedingsproces. We zorgen dat u uw bestek op orde kunt brengen; dat voor u de materie wordt uiteengezet en dat u inzicht krijgt in de verschillende weegmethodieken en de hieraan gekoppelde eisen en wensen. Tevens reiken we u middelen aan voor contractmonitoring en evaluatie van de ingekochte zaken en/of diensten. Uiteindelijk dient de dienstverlener uw beleidsdoelstelling te realiseren.

“Toetsing Bestek”
De training “Toetsing Bestek” is een verdieping op een gedeelte van het proces dat speciaal voor beleidsmedewerkers van belang kan zijn die hun beleidsvisie vertaald willen zien in een bestek. De training is ontdaan van de procedurele kant. We geven voldoende voorbeelden die u kunnen helpen een beeld te vormen hoe u een bestek kunt opbouwen in deze nieuwe materie. Indien gewenst kunt u van te voren uw voorbeeldbestek op sturen zodat uw bestek tijdens de training aan de orde kan komen.

Contact opnemen

Investering vs opbrengsten

Investeren in een goed inkoopproces is de eerste stap waardoor er voor uw organisatie een winst behaald kan worden.
Met een aantrekkelijk tarief en een gunstige prijsstelling voor een volledige aanbesteding nemen we niet alleen veel praktische werkzaamheden uit handen, we zorgen ook voor meer kwaliteit die zich vertaalt in een sneller proces, een makkelijkere implementatie, en een bijzonder efficiënte methode om beleid en uitvoering met elkaar te integreren in een aanbesteding.

Tevens kunt u bij ons een urenabonnement afsluiten indien het tijdbeslag tbv de noodzakelijke activiteiten van te voren nog niet duidelijk is. Middels een periodiek urenrapportage wordt u op de hoogte gehouden over het aantal gewerkte uren, zodat u niet achteraf met een onverwachte kostenpost geconfronteerd wordt. Vanzelfsprekend komen onze aantrekkelijke tarieven ook van pas als een interne inkoopafdeling op een bepaald moment meer mankracht nodig heeft.

Kostenraming per project
Deze manier van berekenen geeft u als opdrachtgever de meeste zekerheid omtrent de investering die gemoeid is met het uitvoeren van bijvoorbeeld een aanbesteding. We geven een vaste prijs, eventueel aangevuld met een aantal opties die in een voorkomend geval nodig of wenselijk zouden kunnen zijn.

Kostenraming per dagdeel
Deze optie is vooral handig voor kortlopende projecten of voor specifieke opdrachten. Vooraf spreken we af welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. U kunt ook een abonnementvorm kiezen waarbij een groter aantal uren tegen een aantrekkelijk tarief wordt ingekocht zonder dat vooraf precies bekend is welke werkzaamheden uitgevoerd gaan worden.

Afhankelijk van het resultaat
Sommige inkopende organisaties twijfelen of de investering in een aanbesteding op-weegt tegen de opbrengsten ervan. We hebben samen met onze opdrachtgevers belang bij het beste resultaat. Indien u twijfelt of de investering opweegt tegen de opbrengsten kijken we graag met u mee hoe het mogelijk is om een aanbesteding voor u uit te voeren waarbij onze beloning (mede) afhankelijk is van het resultaat van de aanbesteding.

Contact opnemen

Referenties

Hoge deskundigheid, uitstekende begeleiding, hoge resultaat betrokkenheid.” Zijn de eerste woorden die mij te binnen schieten. Wij hebben in verband met een aanbestedingen Public Buyers Nederland BV gevraagd voor ons de overeenkomsten te monitoren. Als onderdeel van de contractbegeleiding zien zij voor ons toe op verschillende facetten die met de gesloten overeenkomsten te maken hebben. Zij hebben oog voor de belangen van partijen, dat resulteerde in een doeltreffende communicatie. De periodieke controle heeft geresulteerd in een heldere rapportage en een dito advies. Het verbaasde mij hoeveel verbeterpunten er nog waren aan te wijzen. Het aanpassen van een bestelprocedure heeft de efficiëntie enorm verbeterd. Door de drukke bezigheden van elke dag hebben wij zelf onvoldoende tijd kunnen vrijmaken om continue de gemaakte afspraken te kunnen bewaken. Het is een geruststellende gedachte dat we de controle op naleving in de vertrouwde handen van een Public Buyer is. We zijn bijzonder tevreden over de behaalde resultaten. Ik geef als eindcijfer een 9.”

Cees Hillen Da Vinci College / Hoofd Inkoop